À un moment donné, un auto-entrepreneur doit engager des dépenses pour réaliser sa mission. Il adopte ce régime fiscal pour ne pas déduire des frais du chiffre d’affaires. Dans la plupart des cas, ces dépenses engagées ne font pas l’objet d’un remboursement. Cela est dû à des conditions de déboursements très strictes imposées aux auto-entrepreneurs. Ils ne réalisent pas des notes d’affaires en revanche, ils disposent des frais de débours. Les notes de frais auto-entrepreneur font souvent l’objet d’une confusion avec les frais de débours, raison pour laquelle il est nécessaire de comprendre ce dont il s’agit.
1. Qu’est-ce qu’une note de frais ?
2. Comment réaliser une note de frais pour un auto-entrepreneur ?
3. Que faut-il faire lors d’une présentation de la note des frais sans facture ?
4. Comment mettre en place une politique de note de frais efficace ?
5. Les Frais de débours auto-entrepreneur : c’est quoi ?
6. Dans quelle situation ces frais s’appliquent-ils ?
7. Quelle est la procédure à suivre pour réaliser une facturation des frais de débours ?
8. Est-ce qu’un remboursement des notes de frais en micro-entreprise est possible ?
Dans la réalisation d’une mission, certaines dépenses nécessaires peuvent être déduites des fonds personnels d’un salarié. Ce sont des dépenses liées à l’activité professionnelle qui peuvent être des frais de déplacement, de repas ou encore d’hébergement. Selon la loi, le salarié a le droit de demander un remboursement. Ainsi, l’administration fiscale se charge de cette procédure et demande au salarié d’établir une note de frais. Pour se faire rembourser par son employeur, le salarié doit remplir un document dans lequel il fournit toutes les informations concernant les dépenses effectuées. Une fois que la demande est remplie, il doit lier à la note de frais toutes les pièces justificatives des dépenses.
Cependant, le régime de la microentreprise demeure rigoureux. Avant d’avancer des frais, le salarié doit avoir l’accord de l’entreprise autrement, il n’y aura aucune procédure de remboursement envisageable. Des fois, l’administration fiscale peut même effectuer un contrôle. Dans ce cas, après avoir vérifié la demande de remboursement du salarié, l’entreprise doit à son tour, justifier la dépense auprès de l’administration fiscale. Donc, s’il y a une perte des pièces justificatives ou la note de frais ne répond pas aux exigences de l’administration fiscale, l’entreprise ne peut pas effectuer le remboursement.
Le salarié peut réaliser ses notes de frais manuellement. Pourtant, elles sont peu appréciées, car il y a des risques à ce que le document se perde. Pour y remédier, les salariés sont recommandés à réaliser leurs notes de frais à l’aide d’un système informatisé de gestion de note de frais. Grâce à ce système, les documents se trouvent dans un emplacement sécurisé et ils sont consultables à tout moment. De plus, il est possible d’analyser les dépenses réalisées lors de l’activité professionnelle et de les répartir en différentes catégories par le biais des logiciels. Comme dans le cas du système Captio qui, non seulement permet de prendre conscience de ces frais réels annexes, mais offre aussi au salarié la possibilité de les revoir à la baisse. Avec l’aide du logiciel de note des frais, le micro-entrepreneur est capable de prendre connaissance de ces charges révisables.
Le régime fiscal des micro-entrepreneurs exige la présence de la facture dans une procédure de remboursement. Dans certains cas, une note de frais sans facture empêche de procéder au remboursement de la note de frais ainsi qu’à la récupération de toute ou une partie de la TVA payée. Si un employeur accepte de rembourser une note de frais sans justificatif, il risque d’être soumis à des sanctions en cas de contrôle. Cela explique pourquoi la plupart des entreprises adoptent une politique interne qui ne tolère aucune erreur dans la procédure de remboursement.
Cependant, des solutions existent dans d’autres entreprises moins procédurières. Elles acceptent une exception après avoir pris en compte quelques paramètres. Ces variables peuvent être le montant de la note de frais, le profil du collaborateur, son historique ou son comportement. Grâce à eux, l’entreprise va tenter de découvrir une solution valable telle que la réalisation d’une déclaration sur l’honneur, la transmission d’une copie du relevé de compte si le salarié a avancé à l’aide d’un paiement par carte bancaire, ou encore la demande d’un duplicata au fournisseur.
La mise en place d’une politique de note de frais efficace joue un rôle très important dans une micro-entreprise. Elle consiste à installer des règles strictes qui encadrent les différentes dépenses des salariés dans leur activité. Dans ce cas, la sensibilisation des collaborateurs est nécessaire, car ils doivent comprendre que les règles décrétées sont à la fois dans leur intérêt et celle de l’entreprise. Par contre, ces règles ne devront pas être trop strictes pour éviter l’incompréhension, l’agacement voire même les conflits entre salariés. La communication est un grand acteur dans cette politique. Trouver une entente satisfaisante entre employeur et salarié demeure son objectif tout en donnant une vision claire des besoins des salariés. L’employeur doit aussi effectuer une réévaluation régulière de sa politique. Dans le cadre de l’évolution de l’entreprise, il est tenu de distinguer les dépenses indispensables afin d’installer un équilibre financier. Il ne doit pas être trop permissif concernant les dépenses. Avec des plafonds de dépenses trop larges, les salariés ont toujours tendance à en profiter.
Les frais de débours concernent les dépenses qu’engage un auto-entrepreneur au nom et pour le compte d’un client. D’un côté, il y a l’achat d’un produit qui peut être une matière première, un produit fini ou des frais de port dont le client est le responsable du remboursement. D’un autre côté, il y a la facturation d’une prestation en accord avec le client pour plusieurs activités professionnelles.
Une fois que les conditions sont respectées par le client et par l’auto-entrepreneur, l’auto-entrepreneur peut procéder en deux temps avec les frais de débours en réalisant une facture pour ses prestations et en établissant une autre facture pour les dépenses engagées pour le client. Par conséquent, la facture pour ses prestations sera comptabilisée dans son chiffre d’affaires alors que le client se chargera de rembourser la seconde facture. Si l’auto-entrepreneur respecte les procédures, vos dépenses seront remboursées intégralement tout en évitant les problèmes liés à la surfacturation.
Les frais de débours offrent des avantages notables pour l’auto-entrepreneur. Par contre, il doit rester très attentif pour pouvoir en profiter. S’il suit les règles, il pourra éviter tout problème avec le client concerné ou l’administration.
L’auto-entrepreneur doit informer son client du montant et de l’engagement des dépenses. Il faut que les dépenses soient réalisées avec son compte bancaire professionnel et inscrites dans sa comptabilité. Et comme la dépense sera effectuée au nom du client, l’auto-entrepreneur doit assurer l’accord et doit pouvoir engager ces dépenses par un mandat préalable et formulé. Quant au client, il doit rembourser suite à la présentation de la facture.
Le point commun entre la note de frais et les frais de débours est le fait de ne pas pouvoir avancer des sommes sans en informer le client et puis dans les deux cas, il y a la demande de remboursement. Si l’auto-entrepreneur ne suit pas cette procédure, le client peut refuser et il n’a plus le choix que de passer par la surfacturation pour pouvoir récupérer son argent. Et même avec cette dernière solution, le client peut encore se justifier en répondant qu’il n’avait pas été informé.
Pour récupérer son argent, le salarié doit respecter quelques procédures. La nature de l’achat et le budget doivent figurer dans un accord écrit que le salarié signe ensuite avec son client. En cas de refus du client, cet accord servira de preuve. Puis, la facturation de l’achat au nom de son client constitue un détail très important sans oublier qu’elle contient toutes ses coordonnées. Si le salarié achète en son nom, le remboursement ne pourra plus s’effectuer sous forme de frais de débours. Le montant mentionné dans la facture des frais de débours ne doit être ni supérieur ni inférieur à celui de la somme avancée. Toutes les preuves d’achat telles que les factures et les tickets de caisse sont à conserver et le client en détient une copie.
Par exemple, Lucien est un informaticien auto-entrepreneur. Un client lui apporte un ordinateur portable à réparer. Lucien consulte ce dernier et en déduit que le laptop surchauffé a un problème de ventilation et qu’il faut remplacer le ventilateur. Lucien et son client signent alors un contrat indiquant la nature de l’achat (ventilateur) et le budget alloué. Le prestataire s’assure que la facture est bien facturée au nom du client. Il avance l’argent (25 €) en prélevant la somme nécessaire sur le compte bancaire de son auto-entreprise. Une fois le montage effectué, il remet une facture de 75 € à son client. Celle-ci mentionne de façon distincte le coût de dépannage (50 €) ainsi que le frais de débours (25 €). Le client devra lui payer 75 €, mais seul 50 € est indiqué dans sa déclaration de son chiffre d’affaires.
Les micro-entrepreneurs peuvent profiter d’un régime fiscal favorable. Ils sont aussi soumis à l’impôt sur le revenu. Un régime d’imposition forfaitaire soumit leur entreprise d’où elle ne tient pas une vraie comptabilité. Ce régime leur permet de bénéficier des formalités comptables et fiscales allégées. L’État estime les dépenses et les charges des micro-entreprises. La seule obligation à laquelle ce type d’entreprise est faite demeure la déclaration de son chiffre d’affaires. Néanmoins, le régime de micro-entreprise ne dispose pas d’un remboursement des frais. Les notes de frais leur sont inutiles. L’administration fiscale qui est le représentant de l’État estime le volume global des dépenses et de la rémunération de son chef. Dans cette estimation s’applique une grille de pourcentage définie à l’avance.
